Privacyverklaring klanten | RW Financiën
Je kunt de Privacyverklaring Klanten hieronder lezen, of als PDF downloaden
Waarschuwing: Hier volgt heel, héél veel tekst. Lees op eigen risico.
Privacyverklaring Klanten – RW Financiën
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van klanten door RW Financiën.
RW Financiën vindt de bescherming van jouw privacy belangrijk. Wij nemen onze verantwoordelijkheid voor het beschermen van jouw persoonsgegevens dan ook serieus. RW Financiën heeft daarom onder andere deze privacyverklaring voor klanten opgesteld.
Het doel van deze privacyverklaring is om transparant te zijn over de manier waarop RW Financiën jouw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt. Ook leggen we uit hoe we voldoen aan privacywetgeving, zoals de AVG. Lees deze verklaring goed om te begrijpen hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens.
Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor deze gegevens door ons zijn verkregen. Wij informeren je door deze privacyverklaring toe te voegen aan de overeenkomsten die wij met je sluiten en door deze privacyverklaring te plaatsen op onze website.
Wat zijn persoonsgegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven elk gegeven is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is.
Over ons
RW Financiën, gevestigd aan de Clakenweg 100, 8081LX te Elburg is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de gegevens die we van jou ontvangen doordat je klant bij ons bent.
Verwerking van persoonsgegevens namens klanten
In het kader van onze dienstverlening kan RW Financiën persoonsgegevens verwerken namens onze klanten. Bijvoorbeeld wanneer wij administraties verwerken, belastingaangiften verzorgen of loonadministraties uitvoeren.
In deze situaties treedt RW Financiën op als verwerker en is de klant de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Voor deze verwerkingen hanteert RW Financiën een standaard verwerkersovereenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd over onder andere:
- beveiliging van persoonsgegevens
- geheimhouding
- gebruik van subverwerkers
- melding van datalekken
- verwijdering of archivering van gegevens
Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle klanten van RW Financiën, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?
We verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende doelen.
Voor de uitvoer van onze overeenkomst Wat houdt dit doel in?
Voor het leveren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. Bijvoorbeeld om jouw administratie of aangiftes te doen. Onze diensten kunnen we alleen leveren als we daarbij persoonsgegevens verwerken. Onder deze dienstverlening valt: (dagelijkse) communicatie, het verwerken van de zakelijke administratie, het opstellen van de jaarrekening/aangifte Inkomstenbelasting/aangifte Omzetbelasting/aangifte Intracommunitaire prestaties/aangifte Loonheffingen. De grondslag is de uitvoer van de overeenkomst die wij met jou hebben (artikel 6 (1) b AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Dat verschilt per dienst van RW Financiën, maar voor het leveren van onze diensten verwerken wij onder andere:
- NAW-gegevens
- Geslacht / aanhef
- Email adres
- BSN
- BTW-ID
- BTW-nummer
- Geboortedatum
- Startdatum bedrijf
- IBAN van bedrijf
- LH-nummer
- RSIN
- KVK
- Bedrijfsactiviteit
- Taal
- Fiscaal partner (Geboortedatum, BSN)
- Kinderen
- Oude JR
- Oude BTW aangiften
- Jaaroverzicht banken
- Gegevens andere bedrijven die je bezit, maar geen klant zijn
- Jaaropgaven
- Lening overzichten en gerelateerde documenten
- Vermogensdocumenten
- Bonus
- Alimentatie
- Lijfrente
- AOV
- Ziektekosten
- Giften
- Studiekosten
- Dividend
- Overige inkomsten
- Banktransacties
Onderhoud klantrelatie
Wat houdt dit doel in?
Om onze relatie met jou zo goed mogelijk te onderhouden slaan wij ook persoonlijke gegevens in de vorm van notities op. Zo weten wij bij het opstellen van je aangiften of wanneer je belt wat de huidige stand van zaken is en of er relevante bijzonderheden zijn. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een goede klantrelatie (artikel 6 (1) f AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
- Persoonlijke omstandigheden die jij met ons deelt
- Persoonlijke eigenschappen en voorkeuren die jij met ons deelt
Voor de klantenservice: afhandelen van vragen/opmerkingen/klachten
Wat houdt dit doel in?
Voor al jouw vragen, opmerkingen of klachten kan je bij onze klantenservice terecht. Om alle vragen te kunnen beantwoorden hebben wij bepaalde gegevens nodig. Welke gegevens we nodig hebben verschilt per vraag. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een efficiënte afwikkeling van vragen / opmerkingen en klachten (artikel 6 (1) f AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele andere gegevens die je tijdens het contact met onze klantenservice met ons deelt.
Wettelijke verplichtingen
Wat houdt dit doel in?
Als administratiekantoor zijn wij verplicht om te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Hiervoor is het noodzakelijk dat wij onze klanten kunnen identificeren. De grondslag is het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 (1) c AVG).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
- Identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart, Nederlands rijbewijs)
- Naam
- Geboortedatum
Voor analyses en ter ontwikkeling van onze website, producten en diensten
Wij verwerken ook gegevens die je indirect aan ons verstrekt wanneer je onze website bezoekt. Onze website maakt gebruik van cookies voor functionele, analytische en marketingdoeleinden. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het goed functioneren van de website.
Het kan daarbij onder andere gaan om de volgende gegevens:
- locatiegegevens
- IP-adres
- browser- en apparaatgegevens
- taalinstellingen van de website
De gegevens die via analytische en marketingcookies worden verzameld, worden niet gekoppeld aan andere persoonsgegevens die wij verwerken. Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij naar onze cookieverklaring.
De verwerking van persoonsgegevens via cookies vindt plaats op basis van toestemming die je geeft door akkoord te gaan met de cookie-instellingen in de cookie-banner op onze website (artikel 6 lid 1 onder a van de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Voor zover het functionele cookies betreft die noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website, baseren wij de verwerking op ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende en veilige website (artikel 6 lid 1 onder f van de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Voor marketing doeleinden
Wat houdt dit doel in?
Voor onze marketingactiviteiten is het van belang om onze doelgroepen beter te begrijpen en te kunnen bereiken. Indien wij gebruik maken van marketingplatforms zoals Facebook of LinkedIn, kan het voorkomen dat gehashte e-mailadressen worden gebruikt om vergelijkbare doelgroepen te bereiken.
Dit betekent dat wij e-mailadressen van klanten in versleutelde vorm kunnen gebruiken om via deze platforms doelgroepen samen te stellen die vergelijkbaar zijn met onze bestaande klanten. Op basis daarvan kunnen advertenties worden getoond aan personen die qua profiel vergelijkbaar zijn met onze klanten.
Daarnaast kunnen wij jouw e-mailadres gebruiken voor het versturen van nieuwsbrieven of andere marketingcommunicatie.
Indien je niet wilt dat wij jouw e-mailadres hiervoor gebruiken, kun je bezwaar maken door een e-mail te sturen naar info@rwfinancien.nl. Ook kun je je op elk moment uitschrijven voor de nieuwsbrief via de unsubscribe-link onderaan de nieuwsbrief.
De verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het onder de aandacht brengen van onze diensten (artikel 6 lid 1 onder f van de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
- E-mailadres
De juridische basis is ons gerechtvaardigd belang van ons op een effectieve marketingcampagne (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Jouw rechten
Jij hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met jouw gegevens doen en waarom we jouw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van deze privacyverklaring. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heb je de volgende rechten:
- Recht op inzage (als je wilt weten welke gegevens we van jou verzamelen);
- Recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen);
- Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kan je ons vragen om jouw gegevens te verwijderen);
- Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag je ons vragen om het verwerken van jouw gegevens te beperken);
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens (als je wil kunnen we jouw gegevens doorgeven aan een andere partij of jou een kopie van jouw gegevens geven);
- Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens).
Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan kan je contact met ons opnemen door te mailen naar info@rwfinancien.nl We reageren altijd binnen een maand op jouw verzoek.
Met wie delen wij gegevens en waar slaan we ze op?
In een aantal gevallen verstrekken wij jouw gegevens aan derde partijen. Bijvoorbeeld verwerkers die ons helpen jouw persoonsgegevens te verwerken. We zullen jouw gegevens echter nooit aan andere partijen verkopen.
Verwerkers die ons helpen bij het verwerken van jouw persoonsgegevens, mogen je gegevens alleen gebruiken in opdracht van ons en voor het uitvoeren van de relevante diensten die zij ons verlenen. Ze mogen jouw gegevens niet zelfstandig gebruiken of doorgeven.
We werken met verschillende applicaties om bepaalde gegevens te verwerken. Om jouw privacy te waarborgen, kiezen wij onze leveranciers zorgvuldig en zijn deze toepassingen gebonden aan strikte regels. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie.
Voor de data die buiten de EU verwerkt worden werken wij alleen samen met partijen die volgens Europese regels voldoende bescherming bieden. Indien wij (eventueel via onze externe dienstverleners) jouw gegevens buiten de EU verwerken, zorgen wij voor een adequate bescherming van jouw persoonsgegevens. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van speciale contracten om dit te waarborgen (bijvoorbeeld EU-modelcontractbepalingen).
Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
Wij bewaren jouw gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij je gegevens gebruiken en/of zo lang de wet ons verplicht om de gegevens te bewaren. Hoe lang dat precies is, verschilt. Van enkele maanden tot vele jaren, bijvoorbeeld omdat dat nodig is voor onze boekhouding.
We bewaren jouw gegevens in ieder geval zolang jouw account actief blijft, tenzij je ons vraagt om gegevens of jouw account te verwijderen via info@rwfinancien.nl
Hoe beschermen we jouw gegevens?
Op grond van artikel 32 AVG zijn wij verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. De beveiliging van jouw persoonsgegevens is bij ons goed geregeld door fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.
Alleen werknemers die daartoe van ons een bevoegdheid hebben gekregen, hebben toegang tot de gegevens. Zij hebben ook een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij kennen daardoor een passend beschermingsniveau. Dit beschermingsniveau stellen wij ook periodiek bij wanneer dit nodig is.
Contact en klachten
Voor vragen over privacy of gegevensbescherming kunt u contact opnemen via info@rwfinancien.nl.
Bij klachten over bijvoorbeeld de manier waarop wij jouw gegevens gebruiken of hoe wij reageren op privacy gerelateerde vragen, kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Elburg, Februari 2026
